Empresas devem se adaptar à folha de pagamento digital

A partir de 2014 entrará em vigor em todo o Brasil o Sistema Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). O projeto do governo Federal irá unificar em um único sistema o envio de informações dos empregados pelo empregador aos órgãos do governo como Ministério do Trabalho, Previdência Social e fiscos.

Além de desburocratizar os procedimentos trabalhistas, o novo sistema contribuirá para a formalização da mão de obra, para a padronização e agilidade dos processos, para a fiscalização das obrigações, para a desoneração da folha e para ampliar a arrecadação.

Na prática, o novo sistema fará com que as empresas prestem as informações uma única vez ao governo federal, que terá uma só base de dados utilizada por todos os órgãos. A transmissão dos dados será por meio eletrônico, evitando papelada e não sendo necessário realizar múltiplos envios de informações.

O que muda

De acordo com o consultor trabalhista e previdenciário da Fortes Contabilidade, Carlos Alencar, o que vai mudar é basicamente a operacionalização dos procedimentos. “As empresas terão de se adequar a nova cultura do eSocial. Um procedimento de solicitação de férias, que hoje pode ser improvisado dias antes, terá de ser feito com 30 dias de antecedência. Então o que muda é a cultura das empresas”, exemplifica. Segundo ele, a escrituração da folha de pagamento não será a única afetada no quotidiano das empresas. “Esse sistema envolverá, além do departamento pessoal, a área de Recursos Humanos e o Serviço Especializado de Segurança e Medicina do Trabalho (Sesmt)”, afirma.

Em vez ter de enviar dados à Receita Federal, Ministério do Trabalho, Caixa Econômica, Justiça do Trabalho, Ministério Público do Trabalho, etc, as destinarão as informações completas de uma única vez e o próprio sistema alimentará a base de dados de todos os órgãos envolvidos. Para Alencar, o eSocial trará vantagens para empresas, trabalhadores e governo federal.

“As empresas vão reduzir quase 80% da papelada e da burocracia necessárias hoje. Gradativamente os documentos serão reduzidos até que Caged, requerimento de auxílio doença e tudo mais passe a ser online. Por sua vez, o trabalhador terá acesso mais rápido aos benefícios previdenciários. Já o governo irá melhorar a arrecadação e terá mais facilidade na fiscalização”, lista.

Prazos

O consultor alerta às empresas em relação aos prazos. “A primeira preocupação é saber como está o seu banco de dados. Desde que o governo divulgou o eSocial em julho, as empresas passaram a desenvolver seus softwares e muitas já estão trabalhando o novo sistema. Em janeiro começa a base de testes. Mas para quem não iniciou, ainda dá tempo de se adequar”, avisa.

Empresas que oferecem soluções de gestão, como a Fortes Informática, também estão trabalhando para adaptar-se ao sistema. Os softwares já estão em fase de análise para as adequações necessárias ao atendimento da nova legislação. Também está disponível um manual de orientação do eSocial, www.esocial.gov.br, onde constam arquivos de eventos trabalhistas e prazos previstos. Os cadastros vão ser validados entre 30 de abril e 30 de maio de 2014.

Fonte: Diário do Nordeste